Microsoft Flow Plan 1

پیش از توضیح Microsoft Flow Plan 1  و مقایسه آن با Plan 2 بهتر است بدانیم Microsoft Flow چیست؟

Microsoft Flow سیستمی مبتنی بر ابر(cloud) است که با استفاده از آن می‌توان گردش کار خودکار ایجاد کرده و در نتیجه فرآیندهای تجاری را ساده‌تر و آنها را به طور مؤثرتر مدیریت کرد.

به عبارتی هدف از ایجاد Microsoft Flow ، آسانتر کردن زندگی، از راه خودکار کردن کردن کارهای تکراری و پرهزینه مانند مرتب ساختن هشدارها (نوتیفیکیشن‌ها)، جمع‌آوری داده‌ها و غیره است.

به عنوان مثال جمع‌آوری داده‌ها برای تحقیقات بازاریابی را در نظر بگیرید. ممکن است همه‌ی ما به هر دلیلی مجبور شده باشیم این کار را انجام دهیم، همانطور که می‌دانید فرآیندجمع‌آوری پاسخ‌ها ازفرم‌های مایکروسافت و ذخیره کردن آن‌ها به طور دستی کاری تکراری و فرسایشی است که شما را از تمرکز بر وظایف مهم بازمی‌دارد. این زمانی است که می‌توان از Microsoft Flow برای خودکار ساختن جمع آوری و ذخیره نتایج سوالات مانند یک منشی مجازی استفاده کنید و خود بر روی وظایف مهم متمرکز شوید. این عملیات برای ذخیره اطلاعاتی که به ایمیل شما فرستاده می‌شود نیز وجود دارد.

آیا به این می‌اندیشید که Microsoft Flow  را برای تست و راه‌اندازی گردش کار تصویب شده استفاده کنید؟ شما به به چیزی بسیار ساده تر برای کاربران تجاری نیاز خواهید داشت.

به علاوه، این ابزار مدیریت گردش کار دارای قالب‌های آماده استفاده و پیشنهاداتی از اینکه چه اپلیکیشن‌هایی با چه اهدافی می‌توانند با یکدیگر لینک شوند، است.

این ویژگی Microsoft Flow موجب شده که یک BPMS ترجیح داده شده در میان کاربران جدید کم تجربه درزمینه BPMS باشد.

علاوه بر قالب‌های بالا، این ابزار به سه نوع اصلی Flow (جریان) تقسیم می‌شود:

Automated Flow : این جریان به شکلی است که در زمان قوع یک رویداد از پیش انتخاب شده فعال می‌شود. به طور مثال وقتی که یک پرونده بروزرسانی می‌شود سایر کارمندان یک اعلان (نوتیفیکیشن) دریافت می‌کنند.

Scheduled Flow : جریانی که در یک زمان مشخص اتفاق می‌افتد مانند دریافت هشدار به طور روزانه همه را درباره یک رویداد آتی آگاه می‌کند.

Button Flow : جریانی که با فشردن یک دکمه ایجاد می‌شود.

مزایای Microsoft Flow

هرکسی می‌تواند به سادگی از این ابزار استفاده و آن را در Microsoft Office 365 خود ادغام کند. علاوه بر اینکه Microsoft Flow پلتفرم مدیریت فرآیند کسب و کار است که وظایف تکراری را خودکار و اجرای آن‌ها توسط کارمندان را ساده می‌کند، مزایای بیشتری نیز فراهم می‌کند. اینجا برخی از مزایای اصلی این ابزار معرفی می‌شود:

به راحتی می توانید این ابزار را با برنامه های دیگر ادغام کنید.

ابزار مبتنی برtrigger (trigger-based) به شما اجازه می‌دهد گردش کارها را به طور مستقیم در برنامه‌های مختلفی ادغام کرد. (این کار با استفاده از کانکتورها صورت می‌گیرد.)

کانکتور ابزاری است که دو یا تعداد بیشتری اپلیکیشن خارجی را به یکدیگر متصل می‌کند. بنابراین ، یک کانکتور موجب می‌شود تا MailChimp خود را به Slack ، SharePoint یا دیگر برنامه‌ها متصل نمایید. به این ترتیب، می‌توانید فرآیندهای بین آن‌ها را خودکار و کارهای روزانه خود را ساده کنید.

این روش برای افراد غیرتکنیکی که برای دسترسی به برنامه نیاز به حساب مایکروسافت دارند، طراحی شده و باید توجه داشت که برخی اتصالات فقط برای کاربران پریمیوم در دسترس است.

اشتراک‌گذاری و دسترسی به داده‌های تجاری با  Microsoft Flow آسان است.

می‌توان از این ابزار برای ایجاد اتصال بین برنامه‌های مختلف و جریان (Flow) بین آن‌ها استفاده نمود. به عنوان مثال می‌توان از Flow برای کپی کردن داده ها از یک برنامه به برنامه دیگر استفاده کرد. در نتیجه همکاران به راحتی می‌توانند داده ها را از طریق برنامه‌های مختلف وب به اشتراک بگذارند و به آنها دسترسی پیدا کنند. یک مثال عملی اتصال Sharepoint به Outlook شما است – هر بار که همکار شما یک پرونده را از طریق ایمیل شما ارسال می‌کند، این نرم افزار به صورت خودکار یک جریان را فعال و همان پرونده را در شیرپوینت شما به اشتراک می‌گذارد. برخی از اتصالات اصلی که Microsoft Flow ارائه می‌دهد در ذیل آورده شده است:

Microsoft Flow  گزینه‌ای برای ایجاد اتصالات سفارشی

Microsoft Flow به کاربران خود اجازه می‌دهد تا اتصالات سفارشی خود را ایجاد نمایند. به طور مثال می‌توان حساب توئیتر را به Microsoft Flow متصل کرد. با این کار می‌توان فرآیند را بین این دو به صورت خودکار انجام داد. ( به طور مثال هرگاه کسی در رابطه با برند شما مطلبی توئیت کند، پیامی دریافت خواهید کرد.)

می‌توان از این گزینه برای ردیابی امتیاز خالص طبیعی (NPS)  و میزان رضایت مشتری از برند خود استفاده کرد تا بتوان روندها و فرصتهای پیشرفت را مشخص نمود. استفاده از اتوماسیون Workflow متناسب با نیازهای سازمان براحتی امکانپذیر است.

اولویت‌بندی وظایف کارمندان با Microsoft Flow 

طبیعی است که وقتی بیش از 200 ایمیل در روز دریافت شود، ایمیل های با اهمیت بالا از دست برود که این مسئله می‌تواند منجر به بروز مشکلاتی شود. با Microsoft Flow، می‌توان یک Flow را خودکار کرد و یک قالب طراحی کرد که کدام کاربران در هر زمان یک ایمیل با اولویت بالا را دریافت کنند. این کار می‌تواند با یکپارچه‌سازی Flow و Outlook و پیکربندی Flow انجام شود.

به عنوان مثال، می‌توان Flow را طوری تنظیم کرد که هرگاه از شخصی با مقام بالاتر یا از یک کارمند خاص (که قرار است شما را برای تحلیل تحقیقاتی مهم در ورود شرکت شما به بازار جدید آماده کند) پیامی دریافت شد، هشدار نیز فعال شود.

تنوع برنامه‌های Microsoft Flow 

Microsoft Flow سه نوع برنامه ارائه می‌دهد که یکی از آن‌ها کاملا رایگان است. اگر از انتخابتان مطمئن نیستید و نمی‌دانید Microsoft Flow Plan 1 و یا Microsoft Flow Plan 2 را انتخاب نمایید، می‌توانید از برنامه رایگان استفاده و تست کنید و ببینید کدامیک از این دو برنامه، مناسب تجارت شماست.

محدودیت‌های Microsoft Flow

مانند هر سیستم عامل یا نرم افزار دیگری، مایکروسافت فلو نیز دارای نقص‌هایی است که بسیاری بدان اشاره کرده‌اند. از مشهورترین آنها:

• نمی‌توانید Flow دوم را به شکل یک عمل ادامه‌دار از Flow اولی آغاز کنید.
• نمی‌توانید مراحل را در هر Flow دوباره مرتب‌سازی کنید.

Microsoft Flow امکان تنظیم مجدد مراحل تعریف شده را در اختیار کاربران قرار نمی‌دهد. پس از شروع ساخت یک Flow باید اولین قدم (قانون) را تعریف کنید. با این حال، پس از اضافه کردن دو یا سه مرحله دیگر به آن، نمی‌توانید به عقب برگردید و یک مرحله دیگر بین آن‌ها اضافه کنید. به عبارتی برای تنظیم مجدد یک Flow گزینه‌ای وجود ندارد.

بنابراین، باید با Flow انتخاب شده قبلی به کارتان ادامه دهید و یا همه چیز را از اول آغاز کنید. این مسئله ما را به این نقطه ضعف می‌رساندکه مایکروسافت فلو نرم‌افزار مدیریت گردش کاری نیست که موجب صرفه‌جویی در زمان شود.

• پیچیدگی در ایجاد مجدد یک Flow یا اتصال مجدد به لیست‌های جدید.

پس از ایجاد یک Flow نمی‌توانید آن را حرکت دهید و یا به لیست‌های جدید متصل کنید.

بیایید از مثال‌های قبلی استفاده کنیم. پس از دریافت هشدار بعد از اینکه یکی از همکاران تحلیلش را به اتمام رساند، شما نمی‌توانید همان Flow را تغییر دهید تا اگر کارمند دیگری نیز کار خود را انجام داد، برای شما هشدار ارسال شود.

باید همه‌ی مراحل را برای ایجاد یک Flow جدید برای این کارمند ایجاد نمایید زیرا Flow فعلی نمی‌تواند خود را پیوند داده و داده‌های تازه ارسال شده را در اولویت قرار دهد.

• قالب بندی ایمیل‌های تأیید شده

هر زمان که یک ایمیل تأیید ایجاد کنید، مایکروسافت فلو می‌تواند فرآیند ارسال را به صورت خودکار بدون هیچ‌گونه قالب‌بندی انجام دهد.

آفیس استور Microsoft Flow را در دو پلن Microsoft flow plan 1 و Microsoft flow plan 2  ارائه می‌دهد.

مقایسه Microsoft flow plan 1 و Microsoft flow plan 2